La mise en place d’un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) vise à regrouper les différents systèmes de gestion et d’information au sein d’un même logiciel modulaire et à partir d’une base de données unique. Les avantages en termes de gain de temps et d’efficacité sont nombreux, à condition de ne pas se précipiter, afin de bien sélectionner et calibrer l’outil.
Mon entreprise a-t-elle besoin d’un ERP ?
Un projet ERP nécessite une phase d’étude préalable pour bien définir les besoins spécifiques de l’entreprise et analyser les avantages et inconvénients d’une telle mise en œuvre. Il faut être conscient du temps et des ressources à engager, aussi bien humaines que financières. Cette étape préalable peut durer trois à six mois, à l’issue desquels certaines entreprises choisissent de ne pas lancer le projet, les bénéfices attendus s’avérant inférieurs au coût.
Dans le cas contraire, cet audit très complet est indispensable pour faire les choix les plus adaptés entre les diverses solutions existant sur le marché : ERP open-source, ERP propriétaire, ERP tout-en-un ou encore ERP en mode Saas fonctionnant sur abonnement à un service décentralisé sur un cloud.
Comment bien choisir mon système ERP ?
Certains choix de logiciels (ERP propriétaires notamment) impliquent des investissements de départ importants en termes d’achat de licence, de serveur et de formation. Mais ils sont très personnalisables et performants. Les PME se tourneront davantage vers les logiciels open source, plus accessibles. Enfin le marché s’oriente de plus en plus vers le SaaS (Software as a Service), commercialisé sous forme d’abonnement. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’investir dans un serveur, mais la sécurisation constitue un volet important du projet, l’interconnexion des équipements générant des risques de piratages et de cyber-attaques.
A des degrés divers, tous ces logiciels ERP sont modulables afin de coller aux besoins de chaque organisation. Au final, il existe donc autant de solutions ERP que d’entreprises, d’où l’intérêt dans la plupart des cas de se faire accompagner par un consultant externe, expert du sujet.
Déployer une solution ERP
La mise en place d’un ERP impacte toutes les parties-prenantes de l’entreprise. Il est donc indispensable d’impliquer tous les départements, en amont du projet. Généralement, c’est une équipe projet multi-disciplinaire dédiée qui se charge de la réalisation du cahier des charges, des choix techniques et financiers, ainsi que du suivi des tests et du déploiement. Ces différentes phases peuvent s’étaler sur six à dix-huit mois selon les cas.
Les volets communication et formation des collaborateurs doivent faire l’objet d’une attention toute particulière car ils sont primordiaux pour garantir l‘adhésion de tous et la réussite finale.
Et après ? Le suivi du projet ERP dans la durée
Au-delà du SAV et de la maintenance, les techniques évoluent et les besoins de l’entreprise aussi. Certains modules ont ainsi vocation à être révisés suite aux retours des utilisateurs internes ou des clients. Des formations complémentaires peuvent également être organisées selon la demande des collaborateurs. C’est pourquoi le projet ne s’arrête pas le jour de la mise en place de l’ERP : la plupart des entreprises nomment un responsable ERP pour ce suivi.
Comment financer mon projet ERP ?
Un tel projet mobilise des ressources financières importantes, d’autant plus qu’il s’avère souvent nécessaire de moderniser les équipements mais aussi d’harmoniser les systèmes d’information. Cela réoriente naturellement des budgets conséquents vers l’informatique.
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